澳洲留學(xué)生如何有效管理多個截止日期

計(jì)劃

除非你天生擁有完美的記憶力，否則你需要找到一種清晰而有邏輯性的任務(wù)調(diào)度方式。理想情況下，它應(yīng)該是一種對你有意義的形式。計(jì)劃可以是一張涂鴉的筆記或一堵貼滿便條的墻，也可以是最先進(jìn)的自動電子日歷，但最重要的是要讓你的計(jì)劃適合你。它應(yīng)該是你可以輕松參考并相信上面的信息的東西。

1.以視覺和“模擬”方式規(guī)劃

在一個智能手機(jī)和平板電腦已經(jīng)將日歷電子化的時代，幾乎不再需要將事情寫下來，很容易忽視一個大型的非數(shù)字日歷包含了所有任務(wù)清單的權(quán)力和及時性。雖然跟蹤你的時間、任務(wù)和截止日期的應(yīng)用程序是一個福音——如果你經(jīng)常咨詢它們，并保持它們更新并設(shè)置及時提醒，它們可能是你唯一需要的。但它們有一個主要缺點(diǎn)：它們很容易被忽略。假設(shè)在上課或與朋友在酒吧時，警報(bào)響起。你可能會承認(rèn)它;也許你會暫停它，或者你可能會完全忽略它。其余的時間里，你讓應(yīng)用程序在后臺運(yùn)行，但通常它保持不可見，直到下一個提醒聲響起。

通過任務(wù)類型：用一種顏色標(biāo)記長篇文章(比如1000字或更多字)，用另一種顏色標(biāo)記短篇寫作任務(wù)，用第三種顏色標(biāo)記需要準(zhǔn)備或修訂的課堂測試，用第四種顏色標(biāo)記需要在特定日期提交的在線練習(xí)，依此類推。這是一種有用的方案，因?yàn)樗梢宰屇愦笾铝私饷總€任務(wù)的大小，以及告訴你它何時到期。如果你將長篇任務(wù)指定為需要相當(dāng)長時間來寫的任務(wù)，并且你有一個在一個月左右的時間里有三個紅色截止日期的期間，你就知道你需要立刻開始處理其中的至少一個!

按模塊：按模塊對任務(wù)進(jìn)行顏色編碼有助于區(qū)分待辦事項(xiàng)，避免在日歷上看到令人生畏的、無法區(qū)分的任務(wù)大量。這種方案在學(xué)期初開始時不會起到多大作用，但一旦你了解了你的模塊是如何運(yùn)作的，它就會發(fā)揮出色。如果你知道某個模塊的任務(wù)特別困難，或者總是需要比你想象的時間更長，你可以相應(yīng)地調(diào)整你的計(jì)劃。但要注意不要陷入將藍(lán)色任務(wù)標(biāo)識為特別令人不快的任務(wù)，并開始推遲它們的陷阱...

無論使用哪種顏色方案，記住要為非學(xué)術(shù)項(xiàng)目保留幾種顏色。如果你有社交活動的固定日期——和朋友一起去看演唱會，或預(yù)先安排好的一夜旅行，確保你將它們添加到你的日歷中。你可能看起來在兩個大作文之間有一個大的空白空間，但如果你在這段時間里離開了城市，你需要知道你不能利用這段時間!

2.隨著任務(wù)的到來，將任務(wù)添加到你的計(jì)劃中

有效管理截止日期的關(guān)鍵不僅僅是將所有任務(wù)列在一個地方。它是能夠充分信任和依賴于你的計(jì)劃系統(tǒng)。如果你不能瞥一眼你的日歷，知道它準(zhǔn)確反映了你需要做的一切和你需要在何時完成它的日期，遲早你會陷入麻煩。即使你使用了一個功能強(qiáng)大的全自動計(jì)劃系統(tǒng)，擁有大量鈴聲、功能和計(jì)劃好的提醒，你也需要給它可靠的輸入，以便它能夠發(fā)揮作用!在沒有任何計(jì)劃工具，無論多么強(qiáng)大，都無法幫助你的一個領(lǐng)域，即首次輸入你的任務(wù)的簡單行為。如果你的日程安排不知道你需要做什么，它不能幫助你完成任務(wù)!

所以這是你需要練習(xí)絕對紀(jì)律的地方。你一旦知道一個截止日期，就將它添加到你的墻日歷、計(jì)劃應(yīng)用程序，或兩者都添加。這通常會在模塊的最開始：閱讀大綱，看一下整個學(xué)期需要的作業(yè)，并將它們添加。如果較小的任務(wù)是后來添加的，請確保你在記下并添加到你的日歷時要勤奮。要積極尋找在學(xué)期初可能不會最終確定的日期，如考試或?qū)嶒?yàn)室評估。一旦你知道了它們的截止日期，就立刻添加到你的日歷中。

多任務(wù)處理

在大學(xué)，你可能會第一次或比以前更多地面臨多任務(wù)處理的挑戰(zhàn)。如果你是那種喜歡一次完成任務(wù)并在完成后核對它的人，你可能會覺得同時進(jìn)行多個項(xiàng)目相當(dāng)令人不安。以下是保持理智的方法：

1.了解并最小化上下文切換

“上下文切換”是一個源自計(jì)算領(lǐng)域的術(shù)語，它指的是需要保存應(yīng)用程序或進(jìn)程的狀態(tài)，這些應(yīng)用程序或進(jìn)程在進(jìn)行到一半時需要被暫停，并在稍后從那個狀態(tài)繼續(xù)運(yùn)行。計(jì)算機(jī)處理器資源是有限的，所以當(dāng)一個處理器密集型的任務(wù)出現(xiàn)，它比之前運(yùn)行的任務(wù)更重要，計(jì)算機(jī)必須將在內(nèi)存中保存不太重要任務(wù)的進(jìn)度，并稍后完成它。正如你在你的筆記本電腦因?yàn)槟阋呀?jīng)打開了幾天并且所有的Office程序加上四十多個瀏覽器窗口而開始“磕磕絆絆”，上下文切換是有代價的。將任務(wù)的進(jìn)度保存在內(nèi)存中的過程消耗時間和資源，后續(xù)從計(jì)算機(jī)離開的點(diǎn)恢復(fù)任務(wù)的過程也是如此。這個類比對你的大腦是很合適的，它越來越被生產(chǎn)力理論家用來解釋當(dāng)我們進(jìn)行多任務(wù)處理時，失去時間的原因。

如果你是新手多任務(wù)處理和管理多個截止日期，就像許多本科生一樣，上下文切換可能是你失去時間的主要方式之一，即使當(dāng)你感覺自己正在全力工作時。假設(shè)你有三項(xiàng)在同一天截止的任務(wù)。你為每個任務(wù)感到焦慮，你感到有必要在這三項(xiàng)任務(wù)上取得進(jìn)展。在處理一項(xiàng)任務(wù)時，你突然被另一項(xiàng)之前感到困擾的任務(wù)的一個想法分散了注意力。于是，你立刻最小化包含第一個任務(wù)的窗口，打開第二個任務(wù)，并決定要添加你剛剛想到的這個想法。但在你這樣做之前，你必須回憶一下那項(xiàng)任務(wù)的結(jié)構(gòu)。嘗試快速閱讀它，找到你想要插入新想法的地方。一旦你添加到第二個任務(wù)后，回到第一個任務(wù)，也重新閱讀它，以提醒自己你的進(jìn)展。

如果你正在處理多個任務(wù)，那么你的無意識大腦很可能在任何給定時刻意識到的內(nèi)容與你當(dāng)前意識到的內(nèi)容完全不同。只要你知道如何最好地掌握它不斷向你的意識大腦扔的思想混合，這可能是一件非常有用的事情。但是，如果你允許自己在每個想法發(fā)生后立刻將它追蹤到最后，你將會非常低效，即使所有的中斷都與工作相關(guān)。由于電話、短信、電子郵件和社交媒體通知引起的干擾，很可能你永遠(yuǎn)都不會持續(xù)超過幾分鐘地工作在一個任務(wù)上。下一刻你就被打斷了，不得不花費(fèi)寶貴的“處理能力”來提醒自己你停下的地方。事實(shí)上，我們需要不斷進(jìn)行上下文切換，以至于在頻繁的上下文切換期間，根據(jù)Trello生產(chǎn)力應(yīng)用程序制作者的這篇有趣的博文，我們會暫時失去智商。

那么，你如何抵抗上下文切換的沖動呢?

在工作時進(jìn)入“離線模式”。關(guān)閉手機(jī)，禁用電子郵件通知，并盡量減少25分鐘工作(見下面的拖延部分，為什么這是一個好數(shù)字)后的五分鐘在線時間作為獎勵。

在工作時在旁邊放一個記事本，用它來記下任何關(guān)于你目前不應(yīng)該工作的任務(wù)的想法。這些筆記將幫助你喚起記憶，并確保有價值的無意識大腦活動不會被浪費(fèi)，同時最大限度地減小了在你現(xiàn)在正在做的事情的“處理成本”。

在開始主要任務(wù)之前，處理任何小而容易完成的任務(wù)或壓力。如果你的大腦受到需要完成的小行政事項(xiàng)、需要打電話的事項(xiàng)或需要發(fā)送的電子郵件的困擾，這些事情可能會反復(fù)分散你的注意力，使你遠(yuǎn)離主要任務(wù)。即使你必須花一整個早上、下午或晚上處理小潛在的分散注意力的任務(wù)，然后再開始工作，當(dāng)你真的開始工作時，你將得到更有生產(chǎn)力和高效的環(huán)境。然而，一個重要的警告：不要去尋找小任務(wù)，讓自己忙于其中，只是為了避免去處理更大、更有挑戰(zhàn)性的工作塊!

2.學(xué)會識別飽和度

雖然不計(jì)劃的上下文切換對有限的精神資源是有負(fù)擔(dān)的，它很重要的是要認(rèn)識到你并不總是必須在開始另一個任務(wù)之前看到一個任務(wù)的完成。你可能熟悉80/20法則，它提出我們在一個給定任務(wù)上花費(fèi)的前20%時間是我們完成80%有用工作的地方(它的推論是我們花剩下的80%時間來完成工作的最后20%)。這是因?yàn)樵诨ㄙM(fèi)一定時間在一個給定的任務(wù)上之后，我們會達(dá)到飽和狀態(tài)，并不再能夠高效地應(yīng)用自己到這個特定的過程。飽和感覺很像無聊，事實(shí)上，感覺無聊或?qū)δ阋呀?jīng)進(jìn)行了一段時間的任務(wù)感到沮喪可能是飽和的癥狀。(當(dāng)然，任務(wù)也可能只是乏味的。

如果你已經(jīng)飽和了一個特定的任務(wù)，將其放在一邊，專注于其他事情。無論是應(yīng)得的休息還是需要開始的另一個任務(wù)。如果新任務(wù)與之前的任務(wù)足夠不同，你應(yīng)該會發(fā)現(xiàn)你的飽和度不會傳遞過來，新任務(wù)將使你在精神上“清新”。識別和管理飽和度(并將不能在一項(xiàng)任務(wù)上花費(fèi)更多時間與簡單不愿意做它相區(qū)分)是你學(xué)會有效多任務(wù)處理的最重要的技能之一。飽和度也是在截止日期之前開始處理你的作業(yè)的主要原因之一。如果你開始處理明天截止的作業(yè)并達(dá)到飽和點(diǎn)，那就太倒霉了!無論你的大腦效率有多低，你都必須把它拖到終點(diǎn)。

3.主動計(jì)劃任務(wù)切換和休息時間

掌握多任務(wù)處理的藝術(shù)的一部分在于實(shí)際地評估你可以在你的時間里做什么和不能做什么。盡管沒有計(jì)劃的上下文切換會嚴(yán)重影響你的生產(chǎn)力，但你應(yīng)該計(jì)劃在任務(wù)之間定期切換。不要允許任何一個任務(wù)占用你的時間以犧牲其他任務(wù)。計(jì)劃在同一項(xiàng)任務(wù)上連續(xù)工作四個小時，有可能在你完成分配的時間之前達(dá)到飽和點(diǎn)。

同樣，計(jì)劃在沒有休息日的情況下連續(xù)工作七天，你最終會讓自己感到失望，感到不足，可能會完全放棄你的計(jì)劃。要認(rèn)識到，你的大腦在任何給定任務(wù)上最多只能投入一兩個小時(除非明天就要完成，當(dāng)然!)，并通過在休息后或第二天回到第一項(xiàng)任務(wù)來保持清醒。

如果你決定不工作，也要做出積極的決定。如果你有一個模糊的工作計(jì)劃，卻沒有完成任何工作，你會感到內(nèi)疚，而你不工作的時間也不會得到良好的利用。要積極地決定放松一下，讓頭發(fā)放下，你會覺得休息時間是一種應(yīng)得的獎勵，并且因此更加清新，回到工作狀態(tài)。

拖延癥

你可能已經(jīng)很清楚拖延看起來是什么樣子的，可能是像啟動筆記本電腦開始處理作業(yè)，然后整個上午都花在沖浪網(wǎng)站、查看社交媒體動態(tài)和發(fā)布Instagram帖子上。但減少拖延行為的關(guān)鍵是要理解它有許多不同的形式，不是所有的拖延都一樣。MindGym公司的企業(yè)生產(chǎn)力咨詢公司共同創(chuàng)始人Sebastian Bailey認(rèn)為有五種不同的拖延類型，其中包括自滿情緒(“這很容易;我隨時都可以做”)、逃避不適、害怕失敗、情緒狀態(tài)(“我現(xiàn)在太緊張了”)和行動幻覺。

如果你是第一次要平衡多個截止日期，特別值得注意的是這種拖延的形式。這是因?yàn)榧词乖谖覀兣?shí)現(xiàn)目標(biāo)時，它也可能讓我們走上危險(xiǎn)的道路，或者至少我們認(rèn)為是這樣。行動幻覺的拖延者告訴自己工作一定是在進(jìn)行中，因?yàn)樗麄冊谂ぷ?hellip;…在某些事情上。如果你有四個不同模塊的作業(yè)要交，你很容易告訴自己你正在全力以赴，因?yàn)槟阋呀?jīng)為一個課程做了所有的額外閱讀，或者因?yàn)槟阋恢痹跐櫳阆矚g的作業(yè)，而其他作業(yè)則閑置不用?；蛘吣憧赡馨阉械臅r間都花在反復(fù)制定和修改任務(wù)計(jì)劃上，而根本沒有開始任務(wù)本身!

1.迫使自己集中精力處理不愉快的事情

一旦你確定了你的拖延點(diǎn)——無論是通過完全回避工作還是只集中在任務(wù)清單上最令人愉快的任務(wù)上，都有各種方法可以讓你自律，迫使自己集中精力處理你真的不想面對的任務(wù)。

定時方法：有許多解決拖延問題的方法，它們建議你為不愉快的任務(wù)分配一定的時間，然后用休息或做其他事情來獎勵自己。

流行的番茄工作法起源于軟件開發(fā)。它主張工作25分鐘后休息5分鐘，每四個工作塊后有一個較長的休息。

MindGym公司提倡“追求五”的原則，用于極不愉快的任務(wù)或?qū)е聵O大心理阻礙的任務(wù)。只花5分鐘試圖理解你的任務(wù)，然后重新評估。五分鐘后，決定是否繼續(xù)。如果任務(wù)仍然讓你不知所措，稍后再回來，再花五分鐘。如果現(xiàn)在看起來更容易處理，再花五分鐘，然后重新評估。想法是你會逐漸獲得完成任務(wù)所需的動力，花更多時間來完成它。即使需要一段時間，你也會一點(diǎn)一點(diǎn)地完成它。

獎勵和激勵：為自己設(shè)定一個可以實(shí)現(xiàn)的學(xué)習(xí)時間目標(biāo)，并獎勵自己。在完成后，獎勵自己觀看最喜歡的電視節(jié)目、社交媒體時間、游戲時間或與朋友喝酒。如果你能把一個任務(wù)分解成清晰可管理的塊，并對什么構(gòu)成進(jìn)展有很好的理解，這種方法效果很好。

可視化：將自己想象成在24小時后。完成任務(wù)后，你會有什么感覺?欣喜?寬慰?解脫?沒有完成任務(wù)后，你會有什么感覺?沮喪?焦慮?自我厭惡?為了未來的自己做最好的事情可以是通過克服心理障礙并完成不愉快的任務(wù)的有力方式!

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