你可能討厭最后期限,因為它們給你帶來持續(xù)的壓力和令人不安的壓力。當(dāng)你處理手頭的任務(wù)時,它們可能看起來像地平線上隱約可見的黑暗,并且每秒鐘都在靠近。但請記住,最后期限是有原因的,它們有一個服務(wù)的目的。它們對于任何項目的順利運(yùn)行都是必要的。此外,它們使每個人都有責(zé)任,以便有效地完成任務(wù)。如果你在滿足最后期限方面有困難,請閱讀這些提示,并在下次面臨緊迫的最后期限時嘗試實施它們。
一、了解截止日期
在開始任務(wù)之前,你必須首先充分理解任務(wù)的內(nèi)容。在確定最后期限時,最好是考慮到工作的難度。確保最后期限不是不現(xiàn)實的,并在你接受任務(wù)之前說出你可能有的任何顧慮。一旦確定了完成項目的日期,你必須認(rèn)真對待。
二、一個計劃和一個時間表
第二步是制定一個全面的時間表。當(dāng)你在壓力下工作時,對你的日子有一個堅實的策略是至關(guān)重要的。如果你把你需要做的事情列一個清單,并按照這個清單去做,你會更有成效,并保持目標(biāo)。能夠跟蹤你的進(jìn)展可能會相當(dāng)鼓舞人心,使你更容易發(fā)現(xiàn)仍然需要完成的事情。
三、將其分解為可管理的任務(wù)
當(dāng)然,這是對每個項目的典型建議,但這是因為它是有效的。避免試圖一下子完成一個完整的項目。一次一個步驟是最理想的。通過確定每個里程碑和它所包含的內(nèi)容,你可以把巨大的項目分成小的工作。每個階段都應(yīng)該是可控的,足以花費(fèi)一個小時或更少的時間,使其不那么令人恐懼。列出你必須為每塊任務(wù)采取的確切行動,將證明合理的工作量。
四、遵守時間表
分心和最后期限就是不相配的。你可能有一個規(guī)劃得非常好的時間表,但如果你不堅持下去,就會產(chǎn)生反效果。時間表應(yīng)該為你工作,并考慮到每項任務(wù)將合理地花費(fèi)多長時間。你可以在一天中劃出一定數(shù)量的時間來完成任務(wù),并在項目進(jìn)行期間堅持這樣做。同樣,如果時間表是現(xiàn)實的,并且不受干擾,那么堅持執(zhí)行時間表就會容易得多。
五、學(xué)會分清輕重緩急
項目管理的一個重要組成部分是確定優(yōu)先次序,這涉及到在某一特定時刻對活動的優(yōu)先次序進(jìn)行排序,以決定它們應(yīng)該完成的順序。你可能同時在做幾個項目,但當(dāng)其中一個項目有最后期限時,它就會被優(yōu)先考慮。在完成一個項目時,你必須確定工作的優(yōu)先次序,并確保你有能力解決可能出現(xiàn)的任何進(jìn)一步的困難。
六、有一個緩沖期
當(dāng)涉及到緊迫的最后期限時,緩沖期將使一切變得不同。此外,它將減少緊張,使你能夠以你可以接受的速度工作。考慮潛在的問題是一個好主意,因為事情并不總是按計劃進(jìn)行。例如,你的計劃可能會受到怎樣的影響,如疾病、設(shè)備故障,或一個意外的重大和緊急的競爭任務(wù)?
七、踏出第一步
無論你的戰(zhàn)略多么偉大,它仍然只是一個計劃。一旦你有了這個計劃,就要把它用起來。在你把項目分成小的項目之后,集中精力做第一項工作。只有當(dāng)它完成后,才去做下一個任務(wù)。如果你在做每項工作時都劃掉,你就會更有動力繼續(xù)工作,而且監(jiān)測你的進(jìn)展也會更簡單。
最后期限不一定像我們經(jīng)常說的那樣令人難以承受。它們的存在是為了讓我們保持在正軌上,激勵我們做最好的工作。在你承諾之前,充分理解最后期限總是一個好主意。有一個適當(dāng)?shù)臅r間表和時間線將幫助你保持專注,不被分心。將手頭的任務(wù)分解成可管理的小塊,并確定其優(yōu)先次序,將使你首先完成重要的部分。當(dāng)出現(xiàn)問題時,緩沖期可以作為一個緩沖。最重要的是,邁出第一步并繼續(xù)按照時間表進(jìn)行,將使你輕松地完成項目。
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